SharePoint, temel bileşenleri ve kullanım rehberi kurumların iş birliğini artırmak, belgeleri güvenli bir şekilde yönetmek ve iş süreçlerini dijitalleştirmek için kullandığı kapsamlı bir platformdur. Sistemin verimli kullanılabilmesi için temel yapı taşlarının hiyerarşisini ve işlevlerini bilmek kritik önem taşır.
1. Mimari Yapı: Site ve Site Collection
SharePoint’in en temel çalışma alanı Site‘dır. Her birim, proje veya ekip için ayrı bir site oluşturulabilir.
- Site Collection (Site Koleksiyonu): Birden fazla sitenin (ana komutanlık, tabur, proje veya arşiv siteleri gibi) bir arada bulunduğu üst yapıdır.
- İşlevi: Yapıyı hiyerarşik olarak düzenler, güvenliği merkezî yönetir ve siteler arası tutarlılık sağlar.
- Örnek: …/donankom bir site koleksiyonuyken, bunun altındaki …/donankom/abc123 bir alt sitedir.
2. Hazır Çözümler: Site Şablonları (Site Templates)
Site şablonları, belirli bir iş süreci için önceden tanımlanmış hazır kalıplardır. Bu şablonlar; listeler, kütüphaneler ve izinler gibi yapılandırmaları içererek zaman kazanmanızı sağlar.
| Şablon Adı | Kullanım Alanı |
| Team Site | Ekip iş birliği, belge paylaşımı ve departman yönetimi. |
| Document Center | Büyük ölçekli kurumsal belge arşivleri ve sürüm kontrolü. |
| Wiki Site | Bilgi yönetimi ve eğitim dokümanları oluşturma. |
| Records Center | Belge saklama ve resmi arşivleme işlemleri. |
| Blog Site | İç iletişim ve bilgi paylaşımı. |
Not: Mevcut bir siteyi özelleştirerek kendi proje yönetimi şablonunuzu da oluşturabilirsiniz.
3. Veri ve Dosya Yönetimi: Kitaplıklar ve Listeler
SharePoint’in “kalbi” olarak nitelendirilen bu iki bileşen, verinin nasıl saklanacağını belirler.
- Kitaplık (Document Library): Word, Excel ve PDF gibi dosyaların saklandığı alandır. Versiyon takibi, aynı dosyada eş zamanlı çalışma ve onay mekanizmaları sunar.
- Liste (List): Excel tablosuna benzeyen gelişmiş bir veri kayıt alanıdır. Envanter takibi, görev listeleri veya personel bilgileri gibi satır-sütun yapısındaki veriler için kullanılır.
4. Görsel Arayüz: Sayfalar ve Web Part’lar
Kullanıcıların içerikle etkileşime girdiği vitrin kısmıdır.
- Sayfalar (Pages): Haber, duyuru, pano (dashboard) veya tanıtım içeriklerinin yayınlandığı web sayfalarıdır.
- Web Part’lar: Sayfaları “parça parça” inşa etmeyi sağlayan modüllerdir. Doküman kitaplığı görünümü, hızlı bağlantılar, takvim veya Power BI raporları gibi bileşenler sayfaya eklenebilir.
5. Standardizasyon: İçerik Türleri (Content Types)
Kurumsal belge standartlarını korumak için kullanılan şablon yapılarıdır.
- Hiyerarşik Yapı: “Resmî Belge” gibi bir ana içerik türünden, “Emir Yazısı” veya “Rapor” gibi alt türler türetilebilir.
- Miras Alma: Alt türler, ana türün tüm özelliklerini (Belge No, Gizlilik Derecesi vb.) otomatik olarak devralır.
- Avantajı: Ana türde yapılan bir güncelleme tüm alt belgelere yansır, böylece kurumsal düzen ve belge tutarlılığı sağlanır.
6. Sınıflandırma: Yönetilen Meta Veri (Managed Metadata)
Kurum genelinde merkezî olarak yönetilen bir sözlük ve etiketleme sistemidir.
- Ortak Terminoloji: Birim adları, doküman kategorileri veya operasyon türleri gibi terimler merkezî tanımlanır ve tüm sitelerde aynı şekilde kullanılır.
- Hiyerarşik Düzen: Terimler “Ana Kategori > Alt Kategori” şeklinde düzenlenebilir ve çok dilli destek sunar.
- Arama Gücü: Standart etiketleme sayesinde kullanıcılar içerikleri çok daha hızlı filtreleyebilir ve bulabilir.