SharePoint Arama (Search) sisteminin ne olduğunu, teknik mimarisini ve hem yöneticiler hem de son kullanıcılar için nasıl etkili kullanılacağını açıklamaktadır.
1. SharePoint Arama (Search) Nedir ve Neden Önemlidir?
SharePoint Arama, kurum içindeki dokümanlar, listeler, site içerikleri ve kullanıcı bilgilerini hızlı ve etkili bir şekilde bulmanızı sağlayan kurumsal bir arama motorudur. Özellikle büyük veri havuzlarında doğru bilgiye hızlı erişim için kritik bir öneme sahiptir.
Temel Özellikleri:
- Kapsamlı Tarama: Tüm SharePoint siteleri, doküman kitaplıkları ve listeleri taranır.
- Metadata Odaklılık: Belge türüne (Content Type) ve metadata alanlarına göre arama yapılabilir.
- Gelişmiş Filtreleme (Refiners): Sonuçlar metadata alanlarına göre daraltılabilir ve özelleştirilebilir.
- Yerel Güvenlik: On-premises (yerinden kurulum) ortamlarda arama tamamen iç ağda çalışır ve internet bağlantısı gerektirmez.
2. Arama Mimarisi ve Temel Bileşenler
Sistemin çalışma mantığını kavramak için aşağıdaki yapı taşlarını bilmek gerekir:
| Bileşen | Açıklama | Örnek |
| Crawler (Tarayıcı) | Hangi sitelerin taranacağını belirler. | Operasyon sitesindeki dokümanların taranması. |
| Index (Dizin) | İçeriklerin hızlı bulunması için oluşturulan veritabanıdır. | Arama sonuçlarının saniyeler içinde listelenmesini sağlar. |
| Query Processing | Kullanıcının sorgusunu işleyip sonuç döndürür. | “Operasyon Raporu” yazınca ilgili belgelerin gelmesi. |
| Managed Properties | Metadata bilgilerini filtreleme ve sıralama için kullanır. | “Raporlayan Birlik” alanına göre filtreleme yapmak. |
3. Yönetici Ayarları: Central Administration
Arama motorunun verimli çalışması için yöneticilerin Search Service Application üzerinden şu ayarları yapması gerekir:
- Content Sources (İçerik Kaynakları): Hangi URL’lerin taranacağı belirlenir. Tarama türü olarak Full Crawl (tam tarama) veya Incremental Crawl (sadece değişiklikler) seçilebilir.
- Crawl Schedule: Tarama sıklığı ayarlanır (Örn: Değişenler için 1-4 saatte bir, tam tarama için haftada 1)
- Search Schema: Metadata alanlarını (örn: RaporlayanBirlik) aranabilir kılmak için Managed Property oluşturulur ve “Refinable/Queryable” seçenekleri işaretlenir.
4. Kullanıcılar İçin Arama Rehberi ve Operatörler
Kullanıcılar, SharePoint ana sayfasının en üstünde yer alan arama kutusunu kullanarak arama yapabilirler.
Gelişmiş Arama Operatörleri
Daha spesifik sonuçlar için şu operatörler kullanılabilir:
- contenttype:”Operasyon Raporu” : Sadece belirli türdeki belgeleri arar.
- title:”Sarıtepe” : Sadece başlıkta arama yapar.
- RaporlayanBirlik:”Keşif Timi” : Belirli bir Managed Property içinde arar.
- RaporTarihi>2025-06-01 : Belirli bir tarihten sonrasını listeler (Format: YYYY-AA-GG).
5. Uygulamalı Senaryo: Operasyon Raporu Filtreleme
Hedef: Son 6 aya ait “Operasyon Raporları” arasından “Keşif Timi”ne ait “Başarılı” olanları bulmak.
- Arama Yapın: Arama kutusuna contenttype:”Operasyon Raporu” yazıp Enter’a basın.
- Tarih Filtresi Ekleyin: Sorguyu RaporTarihi>2025-06-01 şeklinde güncelleyin.
- Refiners (Filtre Paneli) Kullanın: Sol taraftaki panelden Raporlayan Birlik başlığı altından “Keşif Timi”ni ve Operasyon Sonucu altından “Başarılı”yı seçin.
- Görünümü Özelleştirin: “Edit Page” üzerinden Search Results Web Part ayarlarını değiştirerek sonuçların liste veya kart şeklinde görünmesini sağlayabilirsiniz